Massimizzare le revenue. Quali report per le piccole strutture?

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Come dice una nota pubblicità “chi non si lecca le dita gode solo a metà”.

Non c’è affermazione che incarni meglio lo spirito del vero imprenditore, che si sforza per ottenere revenue più alte possibile senza accontentarsi. Ovvero visibilità, prenotazioni, reputazione (anche questa ha un valore monetario).

Sei anche tu un impavido imprenditore. Ma…

  • Hai un budget limitato
  • Non sei un mago dei numeri

Nessun problema, ci sono dei report indispensabili per chi è nella tua situazione.

1. Visioni e previsioni: il budget

Qualche domanda per te:

  • Qual è il ritorno sull’investimento delle spese che hai affrontato due mesi fa?
  • Ti conviene entrare su quel nuovo portale on-line, che sembra la mecca delle prenotazioni?
  • Prendere un nuovo collaboratore è un guadagno o un rischio?

Rispondere a queste domande è questione di budget.

Il budget è il documento che ti dice a colpo d’occhio quanto ricavi al netto di tutte le spese. Insomma, se stai navigando nella direzione giusta ora, e se continuerai a farlo nel futuro prossimo.

Con un budget saprai se il tuo fatturato, al netto dei costi, giustifica le spese che affronti.

Non è affatto un report da grande azienda. Anzi, è proprio perché tu hai risorse limitate che le devi allocare intelligentemente. E per farlo ti serve il controllo completo sulla situazione.

Come si fa il budget

Tu dirai, come faccio a prevedere le entrate e le spese per i mesi futuri? Non devi essere un veggente per farlo, basta seguire un paio di passi fondamentali.

  1. Davanti al tuo Excel avrai tante colonne quanti sono i mesi dell’anno. Per prevedere i numeri per ogni mese devi conoscere il tuo settore. Sembra scontato, ma non lo è affatto e richiede studio. Abbiamo già parlato di come si studiano la concorrenza ed i prezzi.
  2. Una volta che sei in grado di fare delle previsioni, il primo punto è calcolare le entrate. Non solo quelle dalle camere occupate, ma anche i servizi ancillari. Crea una riga per ogni voce.
  3. Passa poi alle spese variabili come i materiali per le pulizie, le commissioni, la manutenzione straordinaria.
  4. Elencate le entrate e le spese variabili del mese, la differenza ti darà il Margine di Contribuzione. Ti serve per capire se devi aumentare gli incassi, diminuire le spese, o se tutto va bene.
  5. In seguito concentrati sulle spese fisse come affitti, personale, utenze, commercialista.
  6. La differenza tra le entrate e le spese (sia fisse che variabili) è il tuo utile lordo.
  7. Ti conviene aggiungere una colonna in cui definisci il cosiddetto scostamento per ogni voce, ovvero la differenza tra il numero che avevi previsto e la realtà. Se si verifica uno scostamento cospicuo dovrai capire cosa significa e agire di conseguenza. Ci esercitiamo a farlo nel corso di Vivere di Turismo®.

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2. Paperon De’ Paperoni insegna: il cash flow

Te lo ricordi Paperone che contava anche le monetine? Ispirati a lui, per tenere in ordine tutto ciò che entra ed esce dalla cassa.

Nel budget hai calcolato l’utile lordo. Infatti a ciò che depositi sul tuo conto in banca devi togliere le tasse, i passivi, le spese non ancora sostenute, etc.

La liquidità, regina del cash flow, è un po’ come la benzina della tua struttura. Ciò che hai veramente in tasca.

Aggiornare il cash flow è fondamentale tanto quanto essere in regola con i conti: operando senza un cash flow nel settore turistico la stagionalità ti costringerebbe a spendere solo quando fatturi di più e ti strozzerebbe in bassa stagione.

E invece noi vogliamo ridarti il controllo delle spese.

Come si fa il cash flow

Se il budget prevede capacità di visione, il cash flow richiede precisione.

È come fare i conti di quanto si è speso per i regali di Natale e quanti soldini ci hanno lasciato i parenti sotto l’albero. Un mero confronto di entrate e uscite liquide.

  1. Le entrate che puoi includere nel tuo Excel sono tipicamente i ricavi delle vendite, le tariffe non rimborsabili, i finanziamenti dei soci.
  2. Per le voci delle uscite invece contano stipendi, pagamenti ai fornitori, utenze, tasse, cauzioni e molte altre che discutiamo insieme nei corsi in aula. Sembra sempre che le uscite siano di più delle entrate ma non è così: i ricavi delle vendite sono il tuo business e sono ingenti.
  3. Ovviamente segnerai i vari importi monetari durante la giornata. E a fine settimana avrai una riga con il saldo di cassa, ovvero la differenza tra entrate e uscite.

Siamo quindi partiti dall’utile lordo nel budget per andare nel dettaglio della disponibilità di cassa che hai veramente.

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3. Tariffe e prenotazioni: il Revenue Management

Inutile dirti che per massimizzare le revenue devi avere tutti i canali sotto controllo, dalle prenotazioni sui portali, a quelle dirette sul tuo sito web, a quelle che entri manualmente.

È su questo principio base di domanda e offerta su cui si basa il Revenue Management, che ti serve per modificare al meglio le tariffe in modo da avere il massimo profitto.

Ti serve quindi un software che gestisca e monitori in automatico i canali di prenotazione, e devi tenere sotto controllo una serie di statistiche come l’occupazione delle camere, il ricavo medio, il RevPar.

Di questo tipo di reportistica e di previsioni parleremo in dettaglio più avanti. È così fondamentale per capire come sta andando la tua struttura che merita un articolo a sé.

Parti quindi dal tuo budget e dal cash flow. Hai bisogno di una mano per migliorare quelli che già hai? Un trucco è chiedere ai colleghi imprenditori che già hanno iniziato a prendere dimestichezza e di cui ti fidi. Oppure ci siamo noi.