Il segreto per ottimizzare i tempi delle pulizie, evitando inutili sprechi!

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Tutto si può misurare e monitorare, anche i servizi di “house keeping”. Ci avevi mai pensato?

Se sei stanco di sprecare troppo tempo e spese nel servizio di pulizia fai come me, inizia a procedurizzare!
Ti sei mai chiesto quanto tempo realmente impieghi per le pulizie della tua struttura?

Parlo per esperienza personale. All’inizio della mia attività avevo tre camere e gestivo tutto da solo occupandomi anche delle pulizie, ma non ci ho messo molto ad accorgermi che avevo bisogno di più tempo per gestire altre attività, come ad esempio la presenza on-line della mia struttura, che mi consentivano di aumentare le prenotazioni.

Ho iniziato con l’affidarmi a dei collaboratori che mi aiutavano nel gestire questo reparto, ma ben presto mi sono reso conto che ogni giorno impiegavamo troppo tempo perché non avevo stabilito dei tempi ottimali di riferimento per svolgere ogni mansione.

Non condividi il mio metodo di gestione delle pulizie?

Riconosco che possa sembrare un po’ “atipico” rispetto agli standard di pulizia riconosciuti da tutti che equivalgono a un ambiente: pulito, profumato, igienizzato, smacchiato, a prova di batterio!

Ma il mio è un approccio diverso, da imprenditore!

Per l’imprenditore le pulizie sono dei numeri che vanno monitorati attraverso una serie di misuratori di prestazione che indicano i fattori impattanti, positivamente o negativamente, sull’andamento della struttura, cercando di porre rimedio alle situazioni che lo necessitano, perché il fine ultimo dell’azienda è sempre quello di generare un flusso finanziario che sia superiore o quanto meno in linea con il budget previsto.

Quali sono i misuratori che fanno la differenza in termini di tempo e di spesa?

Tempo medio di pulizia: quanto tempo impiega mediamente il personale nella pulizia della camera o dell’appartamento?

Si calcola da un rapporto tra numero di camere pulite totalmente e il tempo impiegato. È uno degli indicatori principi, io imprenditore devo conoscere il tempo che si impiega per la pulizia, perchè il tempo si tramuta per me in spesa per lo stipendio, a fine mese, del personale e quindi monitorando questo valore mi rendo conto di quale uscita economica dovrò affrontare.

Ho introdotto, quindi, un nuovo metodo di lavoro, fissando un tempo medio di pulizia per appartamento o camera e per fare ciò ho stabilito una procedura, una check-list di azioni lineari da seguire passo passo, che indicano al mio personale di house-keeping come va pulito l’appartamento per rispettare le tempistiche stabilite.

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Che vantaggi ne ho ricavato?

  • Risparmio sugli straordinari del personale e sullo spreco dei prodotti
  • Miglioramento della qualità e del servizio, rendendolo sempre più standardizzato ed efficiente
  • Aumento delle recensioni positive

Con queste procedure il personale di servizio lavora per un tot di ore stabilite al giorno, sa cosa e come deve fare, tutti rispettano le tempistiche grazie alla formazione ricevuta, il lavoro è svolto con risultati più soddisfacenti, ci si affatica di meno, si lavora in sicurezza e si garantisce uno standard di qualità molto alto.

Perché stabilire la procedura è così importante?

Perché mi permette di verificare se la procedura stessa può essere migliorata. Se, ad esempio, mi sono dato come tempistica 1 ora, ma ne ho impiegata 1 ora e ½, con la procedura posso verificare se ci sono degli strumenti che non ho usato e che posso inserire per ottimizzare i tempi, o se esiste qualche azione della procedura che non è veramente cosi indispensabile.

Se non ho una procedura da seguire non riesco a rendermi conto di che cosa sto sbagliando e non so dove posso intervenire, non capisco se effettivamente quell’attività ha bisogno di piu tempo pratico per essere svolta in maniera ottimale e se ho bisogno, quindi, di aumentare il tempo medio.

Tempo medio organizzazione pulizia: l’hai mai preso in considerazione?

Solitamente viene data poca importanza a questo misuratore perchè non ci si rende conto del forte impatto che ha sui costi del reparto.

Quando inizierai a monitorarlo ti sorprenderai anche tu, perche il suo valore è esageratamente alto in proporzione al tempo medio di pulizia.

Per organizzazione delle pulizie si intendono tutte quelle attività da compiere prima di andare a pulire effettivamente la stanza: sistemare le lenzuola, fare le lavatrici, il tempo speso per l’acquisto dei prodotti.

Anche qui è necessario stabilire una procedura che consenta di ridurre questo valore, il risparmio di tempo significa anche risparmio di spese nell’organizzazione delle pulizie che ti consente anche di scegliere se e come investire i soldi risparmiati, magari nell’acquisto di nuovi macchinari, o nella personalizzazione delle divise, o decidere di tenerli come utile…

Questi sono 2 consigli che voglio darti:

  • Ricorrere ad una lavanderia esterna ti consentirà di non doverti più accollare i costi dell’acquisto della lavatrice e dell’asciugatrice che d’inverno è indispensabile avere, di non avere più spese per la manutenzione, di avere un igiene al 100% e non doverti più preoccupare di stiraggio e lavaggio
  • Trovare il giusto fornitore per ordinare i tuoi prodotti ti consentirà di non dover fare più sù e giù alla metro, una gran perdita di tempo

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E le mie recensioni on-line?

Molte delle mie prenotazioni sono strettamente collegate alle recensioni on-line. Per me, da imprenditore, quello che conta di più non è tanto che ci sia una pulizia a fondo della camera; non frainterdermi, la pulizia è alla base di tutto, però quello che conta ancora di più è la percezione che si riesce a trasmettere al cliente della qualità del mio servizio di pulizia. È grazie a questo che ottengo recensioni positive e quindi vedrò aumentare il mio punteggio sui portali, il cliente ci sceglie anche in base a questo.

Questo non significa che se le pulizie non sono fatte in maniera perfetta secondo la procedura stabilita io non debba farlo notare ai miei collaboratori, ma quello che voglio farti capire è che l’approccio cambia in dipendenza del fatto che il parametro della recensione sia superiore o inferiore a quello atteso.

Ti faccio un esempio: se io ho 9 di punteggio, ma il mio standard previsto era 8.8, le imprecisioni nella pulizia, passano in secondo piano per me perchè ho comunque ottenuto un punteggio maggiore di quanto previsto e questo cambia l’approccio dell’imprenditore, perchè il punteggio non è interessante in sè per sè ma in virtù del fatto che ti porterà maggiori prenotazioni.

Come faccio a misurare i miei indicatori?

Con il report mensile. Ti consiglio di creare una tabellina dove andrai ad inserire i valori numerici di ogni singolo misuratore ad oggi e lo confronterai con il punteggio standard che ti sei proposto di raggiungere e con il punteggio raggiunto il mese scorso così da stabilire se il trend è positivo o negativo.

Quest’analisi ti consente di verificare se sei molto lontano dallo standard previsto e nel caso di trend negativo, chiedendo delle spiegazioni dirette ai tuoi collaboratori, potrai capire cosa non ha funzionato e cercherete insieme di risolvere le problematiche.

Sei curioso e soprattutto interessato a scoprire quali possano essere le tue procedure vincenti ed imparare a monitorarne i risultati?

Nei corsi di Vivere di Turismo parleremo di tutto questo e vedrai come ottimizzare, nella pratica, i tempi e la riduzione di spese del tuo reparto di house-keeping!!!